Під час впровадження ERP-системи Odoo українські компанії часто стикаються з питаннями щодо оплати ліцензій, документів для банку та формату співпраці з постачальником системи.
У цій статті ми зібрали відповіді на найпоширеніші запитання від ФОП та ТОВ щодо ліцензування Odoo в Україні.
Кому сплачуються ліцензії Odoo — інтегратору чи Odoo?
Ліцензування Odoo здійснюється напряму через компанію Odoo SA.
Інтегратор не приймає оплату за ліцензії на себе. Оплата проводиться безпосередньо на рахунок компанії Odoo, яка є офіційним розробником та постачальником ERP-системи. Оскільки Odoo — це бельгійська компанія, оплата з боку юросіб проводиться як міжнародний SWIFT-платіж за кордон.
Які документи потрібні банку для проведення SWIFT-платежу?
Для здійснення міжнародного платежу українські банки (валютний контроль) обов'язково запитують пакет документів, що підтверджують законність операції.
Як партнери Odoo, ми допомагаємо клієнтам отримати необхідні документи від бельгійської сторони, зокрема:
- Tax Residence Certificate (довідку про податкове резидентство Бельгії) — для уникнення подвійного оподаткування;
- Лист-підтвердження про кінцевого бенефіціарного власника компанії Odoo Belgium;
- Офіційне підтвердження, що серед кінцевих бенефіціарів компанії відсутні громадяни РФ/РБ, а також особи чи компанії, які перебувають під міжнародними та українськими санкціями.
Такий пакет документів є обов’язковим для успішного погодження комплаєнсу в українських банках.
Чи можна оплатити ліцензії Odoo банківською карткою?
Так, оплата карткою можлива, але тут є суворі обмеження:
- Для ФОП та фізосіб: це зручний варіант для невеликих команд, проте слід враховувати чинні ліміти НБУ на міжнародні розрахунки з гривневих карток та правила фінансового моніторингу вашого банку.
- Для ТОВ (юридичних осіб): оплата корпоративною чи особистою карткою директора на великі суми є небажаною. Вона потребує складного бухгалтерського оформлення (авансовий звіт), а банк все одно може вимагати інвойс та підтвердження надання послуг. Для середнього та великого бізнесу єдиним правильним шляхом є SWIFT-платіж із розрахункового рахунку компанії.
Чи можна оплачувати ліцензії частинами з різних карток?
Технічно, якщо оплата здійснюється за помісячним тарифом (наприклад, на Odoo Online), систему можна прив'язати до картки. Якщо ж ви оплачуєте річний інвойс і на вашій картці встановлено ліміти, розділити суму на кілька транзакцій чи карток вкрай складно, оскільки Odoo очікує єдиний платіж за конкретним номером інвойсу.
⚠️ Важливо: Спроби розбити велику суму на багато дрібних платежів з карток фізосіб можуть викликати підозру у фінансового моніторингу українського банку та призвести до блокування карток. Великі суми завжди безпечніше та законніше сплачувати одним SWIFT-переказом.
Чи потрібно підписувати окремий договір з Odoo?
У 95% випадків Odoo працює через стандартний договір-публічну оферту (Odoo Enterprise Subscription Agreement).
Після формування інвойсу на порталі клієнту доступні дві дії: Sign (Підписати) та Pay (Сплатити). Натискаючи «Sign», ви накладаєте електронний підпис і автоматично погоджуєтеся з умовами ліцензії. З цього моменту договір вважається укладеним. Для українського банку та бухгалтерії підписаний інвойс разом із документом про його оплату (свіфт-повідомленням) має повну юридичну силу договору згідно із законодавством України про послуги у сфері ВЕД.
Чи можна отримати офіційний двосторонній кастомний договір?
Odoo Belgium вкрай неохоче йде на підписання індивідуальних або "паперових" двосторонніх контрактів з мокрими печатками. Така процедура є виключенням і розглядається корпоративним юридичним відділом Odoo лише для дуже великих довгострокових контрактів (на 3–5 років) із сотнями або тисячами користувачів. Для стандартних впроваджень базовим і єдиним документом залишається міжнародний інвойс та оферта.
Чи потрібно «розмитнювати» ліцензію Odoo?
Ні, ліцензія Odoo не потребує митного оформлення. ERP-система не є фізичним товаром. Це програмна послуга (надання доступу до ліцензованого ПЗ) або роялті, залежно від умов вашої облікової політики. Доступ надається повністю в електронному вигляді.
Скільки часу потрібно закладати на ліцензування?
Особливо для першої оплати ми рекомендуємо закладати 2–3 тижні. Цей час іде на збір документів від Odoo, перевірку комплаєнсом вашого банку, підписання інвойсу та безпосередньо проходження SWIFT-переказу (який може тривати від 1 до 5 робочих днів).
Ще не завершили впровадження?
Перегляньте наші пакети впровадження Odoo — від швидкого старту до повного циклу
Чи надає Odoo знижки?
Так, Odoo надає суттєві знижки для нових клієнтів на стартовий період (зазвичай на 1 або 3 роки). Проте важливо враховувати: всі спеціальні умови діють саме на перший контракт. Наступне продовження ліцензій відбуватиметься за стандартною на той момент вартістю Odoo для вашого регіону.
Чи можна оплачувати ліцензії частинами впродовж року?
Ні, компанія Odoo не розбиває річні чи багаторічні платежі. Оплата за сформованим інвойсом має бути внесена в розмірі 100% передоплати за весь обраний період (рік або більше). Помісячна оплата можлива лише за умови використання хмари Odoo Online з прив'язкою банківської картки
Коли потрібно внести оплату після підписання інвойсу?
Після активації чи підписання нового періоду Odoo надає так званий пільговий період (ориєнтовно 21 день) для того, щоб міжнародний платіж встиг надійти на їхній рахунок. Протягом цього часу система працює в повному обсязі. Якщо після закінчення цього терміну гроші не надійдуть, доступ буде заблоковано.
Чи можна змінювати кількість користувачів у ліцензії?
Тут діє суворе правило Odoo, яке потрібно знати заздалегідь:
- Збільшувати кількість користувачів можна в будь-який момент. Odoo миттєво дорахує вартість і виставить додатковий інвойс на залишок днів до кінця поточної підписки. .
- Зменшувати кількість користувачів (і відповідно зменшити вартість) всередині оплаченого періоду не можна. Скоротити кількість ліцензій ви зможете виключно в момент закінчення поточного контракту та його продовження на наступний рік.
Чи можна тимчасово призупинити («заморозити») ліцензію?
Ні, Odoo не практикує "замороження" підписок. Доступ надається безперервно на весь оплачений період. Тому перед активацією важливо чітко розрахувати дату старту проекту та реальну кількість користувачів на перші місяці роботи.
Що відбувається, якщо не продовжити ліцензію?
Якщо ліцензія Enterprise закінчується і не оплачується вчасно:
- На Odoo Online / Odoo.sh: доступ до системи повністю блокується. База даних зберігається на серверах Odoo ще протягом певного часу (зазвичай до декількох місяців), після чого видаляється.
- На власному сервері (On-Premise): ваші дані нікуди не зникають, адже база фізично у вас. Проте Enterprise-версія має вбудований механізм контролю ліцензій. У разі прострочення платежу на екрані з'явиться блокуючий банер, який повністю перекриє інтерфейс користувача — ви не зможете створювати документи чи вести операційну діяльність, поки не оновите ліцензію.
Чи можна перейти з Community на Enterprise?
Так, це стандартний шлях еволюції багатьох компаній. Ви можете почати з безкоштовної Odoo Community, а з ростом бізнесу придбати ліцензії Enterprise. Ваша база даних буде мігрована, і ви отримаєте доступ до повного переліку модулів, офіційної підтримки та інструментів автоматизації.
Чи можна перенести ліцензію на іншу компанію?
Такі випадки (реорганізація бізнесу, зміна юридичної особи ТОВ) розглядаються менеджерами Odoo в індивідуальному порядку. Для цього готується офіційний запит (через вашого партнера-интегратора), де пояснюються причини зміни ліцензіата.
У якій валюті здійснюється оплата?
Для України інвойси Odoo формуються в Євро (€) або Доларах США ($). Оплата має відбуватися строго в тій валюті, яка вказана в інвойсі.
Чи включає ліцензія послуги інтегратора?
Ні. Це два абсолютно різних бюджети:
- Ліцензія Odoo — це плата бельгійській компанії за право користуватися Enterprise-функціоналом, мобільним додатком, оновленнями версій та базовою підтримкою платформи.
- Послуги інтегратора — це оплата українській компанії-партнеру за бізнес-аналіз, проектування архітектури, налаштування системи під ваші процеси, українську локалізацію (бухгалтерія, ПРРО, інтеграція з Новою Поштою/банками), розробку кастомних модулів, навчання вашого персоналу та технічну підтримку 2-ї лінії.
Чи є різниця в ліцензуванні між Odoo Online, Odoo.sh та On-Premise?
Вартість самих ліцензій користувачів однакова для всіх типів розгортання. Проте формат розміщення впливає на додаткові витрати:
- Odoo Online: хостинг безкоштовний, але не дозволяє встановлювати сторонні або кастомні модулі (підходить лише для чистого "коробкового" функціоналу)
- Odoo.sh: спеціальна хмара від Odoo для кастомізованих проектів. Хостинг оплачується окремо (залежно від розміру бази, кількості працівників та стейджинг-серверів).
- On-Premise: система ставиться на ваш власний сервер або на хостинг в орендованому вами дата-центрі (наприклад, Hetzner, AWS). Ви самостійно відповідаєте за адміністрування та оплату серверних потужностей..
Ліцензування ERP-системи Odoo в Україні вимагає чіткого розуміння правил валютного контролю та внутрішньої політики вендора.
Якщо у вас залишилися запитання щодо вибору тарифного плану, оформлення документів для банку чи проходження валютного контролю — команда Netframe допоможе вам пройти цей процес швидко та без помилок, забезпечивши правильний запуск системи для вашого бізнесу.